Röka hasch och multisyssla är lika dåligt för hjärnkapaciteten
Några snabba svar på e-posten samtidigt som du deltar i mötet. Två teamsmöten på gång samtidigt.
Ett snabbt telefonsamtal mellan middagstuggorna. Ett textmeddelande, en snabb koll på mobilen och några klick på gilla-knappen samtidigt som föreläsningen är i gång.
– Det går att göra två saker på samma gång, men bara om det ena är helt automatiskt. Försöker man göra något svårare visar forskning att hjärnan fungerar ungefär på samma nivå som den gör om man inte har sovit på en hel natt eller om man har rökt hasch. Vem vill vara en sådan arbetstagare, frågar arbetslivscoach Daphne Jensen .
Frågan är förstås lite provokativ. Vi är ju många, både anställda och chefer, som varje dag försöker göra många saker på en gång. Vi inbillar oss att vi sparar tid, vi tror att vi får saker gjorda och vi tror att vi är effektiva.
En del av oss kanske till och med inbillar oss att vi har hjärnor som inte är som andras utan klarar av att hantera många spår på en gång.
Eller att mångsyssleri är något som förväntas av oss.
Multipysslande - splittring - ineffektivitet
Jensen varnar ändå för att multipysslande leder till splittring och splittring i sin tur till ineffektivitet. Det uppstår en röra av tankar och känslor som hjärnan inte får någon ordning på.
Att multisyssla leder också lätt till en ond spiral som i sig förstärker det onyttiga beteendet.
Visste du?
Forskarna hävdar att koncentrationen tryter för många var elfte minut och att det tar hela 25 minuter att komma igång igen på allvar efter att man avbrutits.
Tänk på vad du redan vet om trötthet och socker, uppmanar Jensen. När man är trött vill man äta något sött, bara för att om en stund bli ännu tröttare då blodsockret som först sköt i höjden, rasar.
För hjärnan fungerar signalsubstansen dopamin på ett liknande sätt. När man är trött eller inte orkar koncentrera sig vill man så att säga tanka dopamin som hjälper hjärnan att igen fokusera.
Att ständigt avbryta sig själv med mobilskrollande, för att få bättre fokus på det man egentligen borde göra, får en jojoeffekt som är väldigt ohälsosam för hjärnan.
För många är till exempel sociala medier ett sätt att ”tanka” dopamin.
– Du kanske sitter på ett möte som du inte orkar koncentrera dig på och går in på Facebook för att få lite energi. Men att ständigt avbryta sig själv med mobilskrollande, för att få bättre fokus på det man egentligen borde göra, får en jojoeffekt som är väldigt ohälsosam för hjärnan, säger Jensen.
Men den som frestas att försöka uträtta många saker samtidigt – vad kan hen göra för att sluta multisyssla, bli en effektivare arbetstagare och samtidigt se till att hjärnan mår bra?
– Det gäller att förstå följande: Det som ger människor mest tillfredsställelse i arbetet är att få meningsfulla arbetsuppgifter gjorda. Man känner sig alltså för det första tillfredsställd av att uppgifterna är meningsfulla och man känner sig för det andra tillfredsställd av att få dem gjorda.
Hjärnan behöver hjälp för att kunna prioritera
Det låter enkelt men är förstås allt annat än det. En arbetsdag innehåller också många arbetsuppgifter som inte känns meningsfulla och många har erfarenhet av att ha tillbringat en hel och mycket stressig dag på jobbet – utan att ha fått någonting alls gjort.
– Vill man göra något åt det här gäller det att förstå hur hjärnan fungerar, säger Jensen och fortsätter: Hjärnan förstår inte hur den ska prioritera alla uppgifterna. Den behöver hjälp.
Grundläggande är att ha klart för sig vilka ens uppgifter på jobbet är. Sedan gäller det att ha kläm på när man själv jobbar som bäst. Morgon? Middag? Kväll?
– Är man en tankearbetare ska man hålla i minnet att man har 4 timmar bra tanketid, om dagen. Mer än så ska man inte kräva av sig själv och sin hjärna. Man kan tänka att kvalitativt tankearbete är en begränsad resurs som man ska värna om, sätta in i sitt schema och använda till arbete som kräver koncentration. Dessa fyra timmarna kan ytterligare optimeras med hjälp av lagom pauser, säger Jensen.
– Lättare uppgifter som inte kräver så mycket fokus kan man bunta ihop till helheter som man sköter utanför de viktiga fyra timmarna.
För bättre fokus
1. Prioritera. Satsa på att göra viktiga uppgifter under sådana tider på dygnet då du jobbar bra. Tänk på att du bara har 4 timmar till ditt förfogande för arbete som kräver stor koncentration. Prioritering är en tankeprocess som kräver mycket hjärnkapacitet. Prioritera prioritering!
2. Bunta ihop. Mindre viktiga uppgifter kan utgöra helheter som du sköter under tidpunkter på dagen då du inte behöver jobba koncentrerat.
3. Skriv listor och bocka av. Belasta inte hjärnan med saker att minnas. Det kan till och med vara skönt att lista saker i efterskott – och bocka av!
4. Bestäm dig för när du läser och besvarar din e-post. Gör det inte mellan varven. Då blir e-posten bara flera små avbrott.
5. Skjut inte upp! Använd dig istället av olika tekniker för att komma igång.
Ytterligare ett tips är att lista sina uppgifter.
– Behåller man allt i sitt huvud är det en form av att multitaska. Man går omkring och försöker komma ihåg allt man skulle göra.
Lista och bocka av. Det gillar hjärnan. Dels behöver den inte belastas med tusen saker att minnas och dels känner den tillfredsställelse av att få saker och ting gjorda.
Skjuta upp läsandet och besvarandet av e-post till bestämd tidpunkt under dagen kan också löna sig för e-post innebär avbrott, på samma sätt som sociala medier.
Svårt att komma i gång?
En del har svårt att komma i gång och sätter ner mycket tid på att skjuta upp olika arbetsuppgifter istället för att utföra dem.
3 knep man kan ta till för att ”lura” sin hjärna:
1. Powerhour: Lista mindre, kanske lite olustiga uppgifter och bestäm att du får lägga ner en timme på att utföra uppgifterna. När timmen är slut avbryter du.
2. Skräm inte hjärnan: Om du till exempel har ett arbete att skriva som känns motigt – bestäm dig för att du skriver 12-15 minuter och slutar efter det om det inte känns bra. Oftast kommer man i gång på en kvart och vill sedan inte sluta.
3. Ge dig själv mindre tid: Om du har en tråkig uppgift kan det löna sig att tidigarelägga deadline för att komma i gång.
– Vi människor är alla olika, så vilket knep som fungerar i vilken situation är individuellt. För till exempel stresskänsliga personer passar oftast knep 2 bäst, säger arbetslivscoach Daphne Jensen.
Sist men inte minst finns det något som hela arbetsgemenskapen kan göra för att respektera varandras tidsanvändning, säger Jensen.
– Att multitaska eller multisyssla under ett möte är inte bara multisysslarens synd. Det är också mötesanordnarens synd.
– Om man kan sitta med på ett möte och samtidigt syssla med annat betyder det också att det finns så dåliga möten att man kan sitta med utan att lyssna, säger Jensen.
Inom ett exempelföretag bestämde chefen att inget möte fick vara mer än 45 minuter och att det var förbjudet att kalla till ett möte om det inte fanns en klar agenda och ett följande steg som mötet skulle utmynna i. Den som bröt mot regeln fick inte ordna fler möten.
Vill du dela med dig av hur ni löst problem med splittring, ineffektiv tidsanvändning och bristande arbetsro på din arbetsplats? Hör av dig! ÅU vill gärna berätta om arbetsplatser där man gått in för konstruktiva lösningar som ökat välbefinnandet på arbetet. Hör av dig till monica.forssell@aumedia.fi.