Hon är Viking Lines ansikte utåt – Johanna Boijer-Svahnström svarar då rederiet krisar
Söndagen den 20 september är en fin höstdag på Åland. Solen skiner från en nästan molnfri himmel och temperaturen har gått upp till över 15 grader.
Viking Lines informationsdirektör Johanna Boijer-Svahnström kör norrut längs den av åländsk granit rödfärgade landsvägen mot Sund där hennes svärföräldrar har en sommarstuga.
Klockan 13:05 plingar det i telefonen.
Meddelandet har högsta prioritet: M/S Amorella har kört på grund vid Julgrund utanför Järsö. Nu är det bråttom att få ut en lägesrapport.
Att snabbt gå ut med korrekt information är A och O. När händelsen är ute på sociala medier kan det vara för sent.
Hon vänder om och kör mot rederiets huvudkontor på Norragatan där det finns ett särskilt rum där krisgruppen samlas då det händer något oförutsett som kräver informationsdirektörens närvaro.
På vägen mot Mariehamn tar hon emot de sju första samtalen av nyhetshungriga journalister.
– I allmänhet skickar vi ut ett pressmeddelande om det vi vet inom några tiotals minuter efter att det har hänt en olycka eller incident. Vi ska också ha budskapet klart på minst två, helst tre språk. Men i dagens hektiska nyhetstempo då alla har mobiltelefoner händer det lätt att nyheten är ute innan vi hinner reagera.
Jag trivdes genast som fisken i vattnet på Åbokontoret och med mina fantastiska kollegor och chefer.
Dagens medielandskap ser helt annorlunda ut än år 1990 då den blivande ekonomie magistern från Åbo Akademi inledde sin karriär i Viking Line.
Hon höll då på att avsluta sin avhandling som hon skrev för Finnair och som handlade om bolagets image i Tyskland och det tysktalande Schweiz.
Medan hon väntade på att Finnair skulle bli klart med sina undersökningsresultat sökte hon två jobb: ett som produktchef för ett amerikanskt bolag inom tvättmedelsbranschen, det andra som PR och informationssekreterare i Viking Line.
Innan hon gick till anställningsintervjun fick hon en snabbkurs i Viking Lines historia av sin blivande åländska man Jannick.
– Alla ålänningar kan ju allt om Viking Line så jag blev peppad av honom och fick jobbet. Det är jag glad för. Jag trivdes genast som fisken i vattnet på Åbokontoret och med mina fantastiska kollegor och chefer.
Viking Line var då marknadsföringsbolag för rederierna SF-Line och Slite.
Efter Slites konkurs år 1993 ombads hon flytta till huvudkontoret i Mariehamn. Hon fortsatte jobba med i första hand extern kommunikation till år 1996 då hon var mammaledig i ett par år för att bo i Genève där hennes man jobbade för den åländska penningautomatföreningen Paf.
Gav över 100 intervjuer på några dagar
Som informationsdirektör har hon tät kontakt med journalister i både Finland och Sverige, men också längre ifrån. När Viking Grace drev upp på stranden utanför Mariehamn den 21 november gav hon över 100 intervjuer på några dagar och olyckan noterades bland annat i medier i Kina och Australien.
Genom åren har hon lärt känna och blivit god vän med många journalister.
– Förr fanns det skrivande sjöfartsexperter på tidningarna som var kunniga och som gjorde att man själv fick skärpa sig. Sådana finns inte längre utan i stället finns det både små och stora experter överallt på sociala medier som har åsikter och som ifrågasätter det man säger.
Några större problem med näsvisa journalister har Boijer-Svahnström inte haft, men ett par gånger under alla dessa år har det hänt att hon varit nära att tappa nerverna då någon har utgått ifrån att skriva osanningar och vägrat ta emot korrekta uppgifter. Hon tycker ändå att rapporteringen oftast är saklig.
– Det kan hända att jag någon gång reagerar på rubriceringen som kan säga något helt annat än det som står i texten. Men jag är inte så känslig och jag kan leva med det så länge texterna inte skadar bolaget.
I höstas fick hon också flera gånger frågan om Amorellas och Viking Graces grundstötningar hade ett samband. Hon gav då svar på tal.
– Om frun i huset kör en krock med sin Mercedes i april och mannen med sin Fiat i juni, hur skulle olyckorna kunna ha ett samband?
Jobbet som informationsdirektör är inget 9–17 jobb. Det gäller att vara alert och tillgänglig 24/7, 365 dagar i året. Och i motsats till journalisterna som jobbar i skift har Boijer-Svahnström ingen som kommer och tar över hennes jobb då arbetsdagen är slut.
Efter Viking Grace-olyckan kom det sista samtalet klockan ett på natten och det första klockan fyra på morgonen.
Men Boijer-Svahnström klagar inte. Hon har ett professionellt team med sig i både Helsingfors och Stockholm och utan hennes kollegor, informationscheferna, skulle det inte fungera säger hon. Och när det händer en olycka och adrenalinet börjar pumpa är alla förberedda och vet hur de ska agera.
– Vi kan gå på högvarv, men stressar inte och håller huvudena kalla.
Det händer också att enskilda passagerare kontaktar henne. Då hänvisar hon dem oftast vidare till rätt avdelning inom rederiet eller ber dem fylla i responsformuläret på nätet.
En del av mejlen kan vara osakliga och skrivna av någon som tittat lite för djupt i flaskan. Dem ägnar hon inte mycket tid utan flyttar dem till papperskorgen efter att ha läst några rader.
Men största delen av responsen är positiv och det finns mejl som hon minns extra bra.
– Efter Viking Grace-olyckan skrev en femårig pojke att det var den bästa resan och att grundstötningen var höjdpunkten. Det enda som harmade var att Ville Viking var borta så länge, men då hade någon ur besättningen sagt att han säkert är och reparerar fartyget.
Hoppas på mera kvinnor i styrelserummen
Det är genom jobbet som informationsdirektör som Boijer-Svahnström har blivit något av en kändis. Men hon är också HR-ansvarig för landpersonalen och i arbetsuppgifterna ingår att sköta rederiets samhällsrelationer och att jobba med hållbarhets- och miljöfrågor.
Hon sitter i Viking Lines ledningsgrupp, i styrelsen för Svensk Sjöfart och hon är suppleant för ordföranden, Viking Lines VD Jan Hanses i styrelsen för Rederierna i Finland.
Branschen är väldigt mansdominerad och hon är den enda kvinnan i ledningsgruppen och i Svensk Sjöfarts styrelse. Men eftersom alla jobbar mot samma mål lägger hon inte in någon könsaspekt i sitt arbete.
Hon hoppas ändå att det i framtiden blir vanligare med kvinnor i styrelserummen.
– Vi kan se på saker ur ett lite annat perspektiv än männen och det är bra med en kvinnlig synvinkel på helheten inom till exempel kommunikation och marknadsföring. Det är ofta kvinnan som fattar resebesluten och man brukar säga att om frun och barnen är nöjda så är mannen också det.
"Vikingandan" gör rederiet unikt
Boijer-Svahnström har varit Viking Line trogen i 30 år.
Att klättra på karriärstegen i något annat företag har aldrig varit aktuellt även om hon har fått förfrågningar av andra storbolag.
Sin lojalitet med rederiet förklarar hon med det hon kallar för "Vikingandan". En slags samhörighetskänsla som är svår att förklara i skrift, men som liksom sitter i väggarna.
– Alla stöder varandra och är lojala med bolaget. Det finns en gemensam historia som har gjort att vi klarat oss igenom alla utmaningar vi har haft.
– Folk som har varit permitterade eller som blivit uppsagda på grund av coronakrisen har kommit in och frågat om de kan hjälpa till. Det säger något om andan och kulturen hos oss. Jag blir löjligt rörd när jag tänker på det, men så är det.
Vi hade många kinesiska grupper ombord på våra fartyg och var i kontakt med Institutet för hälsa och välfärd. Vi förstod att det här kunde vara en tickande bomb
År 2020 skulle bli ett framgångsår för Viking Line. Bokslutet för år 2019 visade en fördubbling av rörelsevinsten och förväntningarna för framtiden var högt uppskruvade.
Flaggskeppet Viking Glory som byggs i den kinesiska hamnstaden Xiamen skulle levereras i början av år 2021 och allt såg ljust ut. Ända tills i januari i år då de första rapporterna om ett nytt virus började komma in från Kina.
– Vi hade många kinesiska grupper ombord på våra fartyg och var i kontakt med Institutet för hälsa och välfärd. Vi förstod att det här kunde vara en tickande bomb och försökte förbereda oss. Men ingen kunde tro att det skulle sprida sig så här snabbt och att det skulle bli så här svårt.
Konsekvenserna av coronan har varit dramatiska för Viking Line. 110 personer har sagts upp på landsidan och största delen av land- och sjöpersonalen är, eller har varit permitterad.
Under årets sex första månader minskade omsättningen med hela 57 procent och rörelseresultatet visade ett minus på 27,4 miljoner euro.
– Det har varit väldigt tungt och utmanande. Coronan har varit betydligt tyngre att hantera än höstens olyckor. Alla har sina egna sätt för att orka, själv kör jag sedan april 4–7 styrke- eller motionspass i veckan. När allt känns riktigt jävligt är det bra att kunna tömma huvudet.
Det finns hopp om ett bättre år 2021
De senaste dagarnas positiva vaccinnyheter ger ändå hopp om en bättre framtid. I Xiamen pågår arbetet med Viking Glory för fullt. Alla hytter är installerade och fartyget sjösätts den 26 januari. Efter det tar man itu med inredningen, elarbetena och den tekniska delen av fartyget.
Om allt går väl ska Viking Glory vara färdigt i höst.
– Det är något som vi alla väntar på och ser fram emot. Viking Glory kommer att bli ett helt fantastiskt och unikt fartyg och ett av de klimatsmartaste i världen. Det finns alla förutsättningar för att år 2021 ska bli ett bättre år.
Viking Line har i dag cirka 2 600 anställda, varav största delen är permitterade. I flottan ingår sju fartyg, tre av dem är ur trafik på grund av coronaepidemin.
Rederiet börsnoterades 5.7.1995.