En förpapprad demokrati

När det var biskopsvisitation i Åbo svenska församling i början av april berättade den lagfarne assessorn vid Borgå domkapitel om hur det gick när han bad sin sekreterare ta utskrift på handlingarna från de beslutande organen i kyrkliga samfälligheten som han fått elektroniskt.

Det tog sekreteraren flera dagar att skriva ut protokollen med bilagor och när allt var klart fyllde handlingarna från de senaste åren tretton pärmar.

Pappersmängden förvånade inte mig, som suttit med på största delen av de möten som ingick i utskicket.

Möte för möte och med handlingarna i elektronisk form är antalet sidor inte lika överväldigande, men den som är beslutsfattare behöver läsa åtskilliga sidor text.

Det här gäller för alla slags offentligrättsliga organisationer.

Stadsstyrelsen i Pargas behandlade den 19 april en föredragningslista som omfattade 46 sidor, utan bilagor inräknade.

Välfärdsområdesstyrelsen i Egentliga Finland som sammanträdde samma dag hade en relativt kort föredragningslista, 18 sidor, men bilagorna fyllde 62 sidor.

Den som känner till beslutsprocesser förstår varför det alstras så mycket papper.

I en organisation med flera beslutsnivåer vandrar ärenden genom förvaltningen enligt ett förutbestämt mönster.

Samma budgetförslag finns till exempel som bilaga till många olika föredragningslistor.

Bilagorna till möteshandlingarna kan innehålla stora byggnadsritningar, sammanställningar av hundra personer som sökt en ledig tjänst och detaljerade kravspecifikationer för upphandlingen av nya datasystem.  

Kan en vanlig förtroendevald, som har beslutsfattande som hobby, faktiskt förväntas läsa all text?

Det realistiska svaret är nej.

Skulle en beslutsfattare i ett organ med tät mötesfrekvens faktiskt ta sig an varje bilaga ord för ord skulle hen inte se mycket av solen.

För förtroendevalda gäller det att utveckla en strategi för hur mycket bakgrundsinformation som behövs för att besvara de centrala frågor en beslutsfattare ska ta ställning till: Är det här rimligt?

Har vi råd med det här? Hur påverkar det befolkningen?  

I övrigt måste man lita på att de ansvariga tjänstemännen gör sitt jobb och är insatta i kollektivavtal, upphandlingslagstiftning och miljötillståndsprocesser, för att nämna tre sektorer där detaljeringsgraden och pappersmängden är särskilt bedövande.

Den svenska filosofen Jonna Bornemark myntade för några år sedan uttrycket förpappring, för att beskriva alla de dokumentationskrav som smugit sig in i nästan alla samhällssektorer.

Bornemarks forskning handlar om vad dokumentationskraven gör med yrken där praktisk kunskap och mänsklig interaktion traditionellt spelat en central roll, till exempel inom vården och skolan.  

Det talas förvånansvärt lite om vad förpappringen gör med förutsättningarna för den representativa demokratin.

Trots att förtroendevaldas roll är att stå för stora linjer och lekmannaförnuft, blir det i längden svårt att överleva som beslutsfattare utan förmåga att snabbt ta in stora mängder text. Det här gynnar akademiskt utbildade personer som är tränade att ta in information och erfarna politiker, som utvecklat väderkorn för vad som är viktigt.

Men pappersmängden skapar förmodligen fler barriärer än vi kan tänka för dem som inte upplever att det här med stora mängder text är deras grej.

Tanken med allt papper som passerar genom de beslutande organen är att skapa en stabil grund för demokratiska beslut, men vi behöver fundera mer på vad allt papper gör med förutsättningarna för att vem som helst ska kunna fungera som beslutsfattare i en demokratisk organisation.