"Byråkratin blir en enorm pyramid, som begraver det ursprungliga ärendet"

När företagare träffas är ett av samtalsämnena problem med byråkrati och regelverk. Många upplever att byråkratin är omfattande och tidsödande, men vad är egentligen sanningen?

Är det en svällande myndighetsstruktur som är problemet? Handlar det egentligen om långa handläggningstider? Vilka orsaker ligger då bakom att ärenden drar ut på tiden?

Den nordiska byråkratins rötter finns i många andra länder, den franska monarkins formaliserade ämbetsverk, tyskarnas sinne för noggrannhet och struktur, den brittiska förkärleken för komplicerade regelverk och den ryska tsarens rigorösa mekanismer för att begränsa medborgarnas handlingsfrihet. 

Webers ramar för en effektiv byråkrati

Tysken Max Weber har formulerat ramarna för hur en effektiv och fungerande byråkrati ska se ut: En hierarkisk uppbyggnad, specialiserade medarbetare, generella regler och ett fungerande karriärsystem, som skapar idealiska förutsättningar för opartisk och kunskapsbaserad hantering av ärenden. 

Sant är att alla nordiska länder nu grundar fler myndigheter än vad man lägger ner och att antalet bestämmelser som reglerar företagandet blir fler år för år, från miljö- och byggnadsregler till rapporteringskrav om skatter och arbetsmiljö, jämställdhet och kemikalier för tatuering och hårvård.

En del av detta expanderande regelverk är en följd av EU-lagstiftning och efterlevnad av internationella överenskommelser om till exempel penningtvätt, men finns det någon specifik nordisk byråkrati som gör livet svårt för oss?

En timme eller sex månader?

Att spanjorer får ett nytt identitetskort på en timme medan svenskar får vänta upp till sex månader för att ens få en tid för ansökan känns egendomligt.

Att portugisiska vindkraftsbolag får tillstånd på tre månader medan finländska energientreprenörer får vänta tre år känns också märkligt. 

Rättsskydd för alla involverade är en positiv sak, orimliga handläggningstider är en negativ sak, som bromsar utvecklingen av samhället. 

Norden utmärker sig främst genom att ärenden drar ut på tiden. Vissa bedömare anser att det är bristen på personal som är bromsklossen medan andra skyller på att procedurerna är omständliga.

Myndighetskomplexen har slutat växa

År 2021 hade Sverige 458 myndigheter varav 343 underställda regeringen, av dem 249 så kallade förvaltningsmyndigheter, totalt fler än 260 000 anställda. 

Finland hade vid början av 2022 39 statliga myndigheter, av dem 12 direkt kopplade till statsrådet och regeringen. 

Utöver dem finns ett antal myndigheter kopplade till Domstolsverket, affärsdrivande ämbetsverk och diverse kommunala och regionala myndigheter.

Gemensamt för bägge länderna är att antalet myndigheter efter att ha minskat nu börjat växa, dock med bara ett par per år. År 2000 fanns 643 myndigheter i Sverige, men många av dessa har slagits samman eller lagts ner. 

I Finland minskade antalet myndigheter i samband med den stora reformen 2009, då länsbegreppet skrotades.

Många upplever att det byråkratiska trycket ökar

Trots att byråkratins överbyggnad har krympt upplever många företag och medborgare att det byråkratiska trycket har ökat.

En orsak är att relationen mellan stat och kommun förändrats och att kontrollen av användningen av offentliga medel ökat, till exempel lantbruksstöd eller sysselsättningsstöd. 

En annan orsak är att skyddet för miljön har betonats och gjort det svårare att genomföra projekt som har en långsiktig inverkan på naturen. 

En tredje orsak är att näringslivet tagit till sig myndigheternas kultur med kvalificeringsförfaranden och certifiering – snart finns det inte en produkt eller tjänst som kan utföras utan någon form av godkännande och dokumentation.

Mer byråkrati, mindre polis och omsorg

Experter som försökt sig på att analysera byråkratins utveckling i Norden konstaterar att byråkratin vunnit terräng på bekostnad av operativa samhällstjänster som polis, försvar, vård och omsorg. 

En bra byråkrati utmärker sig genom att den minskar spänningar i samhället och förebygger korruption. 

Både svenska och finska politiker har försökt analysera om byråkratin blivit för vildvuxen. Den svenska riksdagen behandlade 2020 ett förslag från den moderateriksdagsmannen Sten Bergheden om att utreda den svenska byråkratin och ta fram förslag på hur kostnaderna kan minskas och procedurerna förenklas.

Motionen avslogs, men diskussionen fortgår. I Finland diskuterades en avbyråkratisering år 2009 med stöd bland annat från arbetsmarknadsorganisationerna. 

Bristande kommunikation mellan olika myndigheter

Ett specifikt nordiskt problem tycks vara bristande kommunikation mellan myndigheterna. Det påminner om Frankrike där invånarna tvingas besöka tre olika kontor och skriva tre olika avtal för att få tillgång till el, vatten och gas. 

Genom att myndigheterna inte vet vad andra myndigheter kräver uppstår dubbelarbete, till exempel inom bygg- och miljöfrågor. 

Gränserna mellan myndigheterna har ofta slagits fast för länge sedan och motsvarar inte det moderna samhällets behov. Det leder till frustration hos många som upplever att de redan besvarat motsvarande frågor.

Sjukvården är drabbad av en byråkratisk lavin

Om man försöker identifiera problemområden är sjukvården både i Sverige och Finland drabbad av en byråkratisk lavin, som stjäl vårdtid från primärvården, men också från mer avancerad vård.

Sett till investeringarna i vården ligger länderna väl till i Europa, men antalet behandlade patienter och väntetiderna i vårdköerna placerar oss bland de sämsta.

Omställningen till grön energi är också fången i byråkratins järngrepp. Utbyggnaden av vindkraft försenas med flera år på grund av medborgarnas och kommunernas vetorätt och bristen på handläggare och jurister. 

Samhällsutvecklingen bromsas

Ansökningarna om stöd från staten och EU för grön energi fastnar också i långbänk. Den svenska Mark- och miljödomstolen är totalt överbelastad med ärenden om detaljplaner och markanvändning för till exempel gruvor, vägar och järnvägar. 

Utvecklingen av samhället bromsas på grund av att byråkratin omfattar allt fler steg på allt fler plan – kommun, regional förvaltning, statliga myndigheter och EU-organ. 

Ärendehanteringen fördröjs på grund av brist på sakkunniga handläggare och på grund av att fler ärenden berörs av allt fler regler och på grund av att alla skall få säga sin åsikt i demokratisk ordning.

Byråkratin blir till en enorm pyramid, som begraver det ursprungliga ärendet.

När det gäller överklagande kan enbart direkt berörda av ärendet göra en överklagan i Sverige, medan rätten gäller alla kommuninvånare, företag eller föreningar i Finland.

Det senare innebär många svårlösta fall eftersom antalet överklaganden blir mycket större.

Skapar också hinder i vardagen

Byråkratin ställer också hinder i vardagen – överbliven mat från butiker kan inte skänkas bort i Finland eftersom regelverket kräver att den slängs och förvaras i låsta kärl. 

Byråkratiska hinder bromsar också anställningen av till exempel flyktingar eller annan utländsk arbetskraft. Systemet gör att kvalificerade utlänningar tvingas till sysslolöshet i väntan på handläggning av deras kompetens.

En traktor som drar ett godståg

Trots allt är den nordiska byråkratin funktionell och uppfyller Webers krav på jämlikhet och opartiskhet. Problemet är mängden av ärenden som ska handläggas och att regelverket ständigt utvidgas med nya bestämmelser som kräver nya utredningar, nya inlagor, nya analyser, ny delgivning.

Det är som om en liten traktor plötsligt skall dra ett helt godståg. För att inte hela systemet ska kollapsa behöver vi renodla och förenkla hanteringen av vardagsärenden så att näringslivet kan få snabbspår för nödvändiga investeringar, rekryteringar och utvecklingen av processer och produktion, särskilt med tanke på en bättre miljö.

Kjell Skoglund

Vd för Finsk-svenska handelskammaren i Stockholm