Att organisera ett evenemang i den digitala världen

I juni vallfärdar tusentals medlemmar från juniorhandelskammare omkring Europa och hela världen till Uleåborg för att delta i den årliga Europakonferensen med temat ”a higher grade of living” som anordnas som ett samarbete mellan flera juniorhandelskammare runtom i Finland, givetvis ledda ifrån Uleåborg men med en väldigt bred geografisk spridning.

Jag har fått äran att arbeta i två utskott för konferensen: marknadsföringsutskottet samt talarutskottet, ansvarande för olika talare, evenemangets innehåll och utbildningsdel.

Vi har i ett år arbetat tillsammans, men på distans, och jag har till dags dato inte ännu träffat samtliga kollegor i arbetsgrupperna. Trots detta tycker jag arbetet fortskrider enligt plan, och våra deltagare kommer att få delta i ett intressant och brett program under veckan. Vad är det då som fungerat så väl?

Att organisera en konferens med ett team som arbetar på distans kan vara en utmaning, men med rätt strategi och verktyg kan det bli en framgångsrik och givande upplevelse. Då jag reflekterar över hur arbetet fördelats och letts i bägge utskotten, kommer jag på några nyckelaspekter att tänka på så att både förberedelserna och själva konferensen blir så smidiga som möjligt.

1. Kommunikation är nyckeln

När teamet är spritt över olika platser är tydlig och frekvent kommunikation avgörande. Planerginsutskotten har modigt använt verktyg som Whatsapp, Microsoft Teams eller Zoom för att hålla regelbundna möten och säkerställa att alla är på samma sida och vet vad de gör. Dessa plattformar erbjuder möjligheter att skapa olika kanaler för specifika arbetsgrupper eller ämnen, vilket gör det lättare att hålla ordning på diskussionerna.

2. Sätt tydliga mål och roller

För att undvika missförstånd och se till att alla vet vad de ska göra, bör projektledarna tidigt definiera tydliga mål för konferensen och fördela uppgifter därefter. En detaljerad projektplan där varje uppgift, deadline och ansvarig person är tydligt angiven är en viktig nyckel till ett lyckat projekt. Olika projekthanteringsverktyg kan vara mycket användbara för att hålla koll på framstegen och se till att inget faller mellan stolarna men det kan ske den ”traditionella” vägen – genom kommunikation och regelbundna statusmöten.

3. Använd effektiva verktyg för samarbete

Det finns många digitala verktyg som kan underlätta samarbetet när teamet arbetar på distans. Google Drive, MS teams för att nämna några. Genom dessa verktyg kan dokument förberedas simultant, utan att skicka olika versioner till varandra per e-post och således undviker man problem med olika versioner och gammal data. Att alla har tillgång till relevanta dokument, och får en introduktion i strukturen i verktygen är viktigt för att både säkerställa en smidig process, men även minska risken för misstag p.g.a. oaktsamhet eller osäkerhet var och vad det var en skulle färdigställa.

Vid digitala möten är det av stor vikt att deltagarna känner sig bekväma och delaktiga. Detta kan man nå genom att försäkra sig om att alla använder kameran under samtalet, då även minspel och kroppsspråk tillför mycket till diskussionen. Kameran medför även tillhörighet och minskar tröskeln till att förbli ”passiv lyssnare” och bidrar till en aktivare dialog. Ordföranden bör beakta även de tystare i gruppen och se till att samtliga deltagare beaktas och ges en möjlighet att delta.

Summa summarum är arrangemangen till stor del väldigt lika oavsett om arbetsgruppen har möjlighet att ses regelbundet, eller om arbetet sker över nätet. Det viktiga är kommunikation, gemenskap och samhörighet samt tydliga roller.

Hur slutresultatet blev? Det förtäljer historien inte ännu, men jag är positiv till att våra konferensgäster kommer få delta i en välorganiserad och planerad konferens i Uleåborg i sommar.

Här kan du läsa fler kolumner av Hanna Gustafsson.